В почте копятся десятки и сотни непрочитанных писем. Из-за этого непонятно, где действительно важное обращение, а где рассылки, автоуведомления, чеки и другой шум. Проблема не в том, что писем много. Проблема в том, что каждое письмо требует внимания: открыть, оценить, понять, можно ли пропустить, надо ли отвечать, оставить во входящих или убрать. В итоге почта превращается в постоянный фон тревоги: вроде надо разобрать, но каждый раз это откладывается.
СЦЕНАРИЙ SHIPAI · EMAIL И ВХОДЯЩИЕ
GmailTelegramвходящиеметкиИИ-разбор
Почта в ноль: Telegram запускает разбор Gmail
Пользователь нажимает кнопку в Telegram, а система разбирает свежие непрочитанные письма в Gmail: очевидный шум уходит по меткам, а важные письма остаются заметными во входящих.
1
Письма сортируются по кнопке а не копятся во входящих неделями.
2
Важное остаётся на виду и не теряется среди рассылок и уведомлений.
3
ИИ разбирает только серую зону а очевидный шум уходит по правилам.
Какая проблема решается
Что меняется после внедрения
Во входящих лежит большая пачка непрочитанных писем, и непонятно, что среди них важно.
Пользователь нажимает кнопку в Telegram, письма автоматически раскладываются по категориям, шум уходит из входящих, а важные письма остаются на виду и остаются непрочитанными.
Пользователь нажимает одну кнопку в Telegram и получает разобранную почту: важное остаётся во входящих, а шум уходит по меткам и не мешает.
Что делает система
- Запускает обработку писем по кнопке в Telegram.
- Берёт свежие непрочитанные письма из Gmail.
- Не трогает письма, которые уже были разложены по категориям ShipAI.
- Автоматически определяет очевидные письма: рассылки, чеки, автоуведомления и похожий шум.
- Передаёт неоднозначные письма в ИИ для смысловой классификации.
- Назначает письмам нужные метки Gmail.
- Оставляет важные письма во входящих, а остальное архивирует.
- Отправляет в Telegram сводку: сколько писем обработано автоматически, сколько с помощью ИИ и как они разложились по категориям.
Что важно понять
Обработка разделена на два слоя
Очевидные письма разбираются без ИИ по правилам: рассылки, автоуведомления, чеки и похожие категории. Это быстрее и дешевле, чем отправлять в модель всё подряд.
ИИ подключается только для серой зоны
Неоднозначные письма передаются в ИИ для смысловой классификации. При этом модель не действует свободно, а выбирает одно из правил, заданных в Google Sheets.
Gmail-метки применяются через ID
Система работает с техническими ID меток Gmail, а не только с их названиями. Так категории корректно применяются к письмам через Gmail API.
Как это устроено
Управление сделано через Telegram-бота, правила сортировки лежат в Google Sheets, а n8n связывает Telegram, Gmail, таблицу правил и ИИ-разбор неоднозначных писем.
Запуск из Telegram
Пользователь нажимает кнопку обработки, после чего n8n запускает сценарий сортировки свежих непрочитанных писем.
Правила из Google Sheets
В таблице задаются названия меток, описания правил, приоритет, признак «оставлять во входящих» и ключевые слова для автоматического слоя.
Синхронизация меток Gmail
Система получает текущие метки, создаёт недостающие и строит актуальный маппинг «имя метки → ID метки».
Два слоя классификации
Сначала письма проходят быстрые правила без ИИ, а затем только неразобранные письма уходят на ИИ-классификацию.
Метки и сводка
После классификации система назначает Gmail-метки, архивирует неважное и отправляет в Telegram итоговую сводку по категориям.
Видео и краткий конспект кейса
Можно посмотреть кейс прямо на странице или открыть видео на YouTube, если удобнее там.
Если удобнее смотреть на YouTube: открыть видео
Короткое описание кейса
В этом кейсе Telegram-бот запускает обработку непрочитанных писем в Gmail. Система берёт свежую пачку писем, проверяет их по правилам из Google Sheets, автоматически раскладывает очевидные письма по меткам, а неоднозначные письма передаёт ИИ.
Что приложил к посту
- Таблица правил сортировки
- Пошаговая схема обработки Gmail
- Пояснение по слоям правил и ИИ
Материалы по кейсу в Сообществе
Полные материалы по кейсу, шаблоны и разбор деталей — в Сообществе ShipAI.
📇 Вход через бота @shipai_ru_bot
- Рассылки, чеки и автоуведомления уходят из входящих и не отвлекают.
- Важные письма остаются заметными и непрочитанными.
- Правила сортировки можно менять в Google Sheets без правки основного workflow.
- В Telegram приходит короткая сводка по результатам обработки.
Для кого подходит кейс
- для тех, у кого в Gmail регулярно копятся десятки или сотни непрочитанных писем;
- для предпринимателей, фрилансеров и специалистов, которые получают много уведомлений, рассылок и рабочих писем;
- для тех, кто хочет быстро понять, есть ли в почте что-то важное, не читая всё подряд;
- для тех, кто хочет управлять автоматизациями через Telegram как через единый вход;
- для тех, кто изучает практические ИИ-автоматизации на n8n и хочет увидеть рабочий контур с Gmail.
Что это значит на практике
Кейс показывает, как почта перестаёт быть бесконечным списком уведомлений: Telegram запускает разбор, правила убирают очевидный шум, а ИИ помогает разобрать только письма, где нужен смысловой контекст.
FAQ
Короткие ответы на типовые вопросы перед тем, как забирать материалы или повторять схему.
Telegram используется как единый вход для автоматизаций ShipAI. Пользователь не открывает n8n и не запускает сценарии вручную, а просто нажимает кнопку в боте.
Чтобы не отправлять в ИИ всё подряд. Очевидные письма дешевле и быстрее разобрать правилами, а ИИ использовать только там, где нужен смысловой анализ.
Чтобы они были заметны во входящих. Если письмо важно, пользователь должен увидеть его в списке, а не потерять после автоматической обработки.
Нет. Письма не удаляются. Система назначает метки и при необходимости убирает письмо из входящих, то есть архивирует его.
Да. Категории и правила задаются в Google Sheets. Их можно менять без правки основного workflow.
При применении метки Gmail API работает с техническим ID метки, а не с её названием. Поэтому workflow сначала получает список меток и строит маппинг «имя → ID».
Да, это можно развить отдельно. В текущем кейсе фокус не на ответах, а на разборе завала и выделении реально важных писем.
Забрать материалы и шаблоны
Таблица правил, материалы и разбор логики сортировки доступны в Сообществе ShipAI. Там же можно посмотреть, как повторить похожий контур под свою почту.
Смежные страницы
Реальные страницы сайта, которые логично продолжает этот кейс.