Руководитель, администратор, старший смены или прораб часто закрывает табель вечером по памяти: кто был на работе, кто ушел раньше, кто болел, кому поставить 8 часов, а кому 4. Из-за этого появляются ошибки, дубли, споры по часам и ручные правки в конце дня или месяца.
СЦЕНАРИЙ SHIPAI · ТАБЕЛЬ И TELEGRAM
TelegramGoogle Sheetsголосовыетабель
Голосом в Telegram — табель в Google Sheets
Руководитель надиктовывает ситуацию по смене в Telegram, а система разбирает сотрудников, даты, часы и статусы, сверяет их со справочниками и обновляет табель в Google Sheets.
1
Табель заполняется голосом, а не собирается вечером по памяти.
2
Сотрудники сверяются со справочником, и система не подставляет людей наугад.
3
Дубли проверяются по дате и сотруднику, чтобы не плодить несколько строк за один день.
Какая проблема решается
Что меняется после внедрения
Табель заполняется руками, данные вспоминаются задним числом, ошибки находятся уже после смены или при расчете.
Руководитель надиктовывает ситуацию голосом в Telegram, ИИ разбирает сообщение, сопоставляет людей со справочником сотрудников, определяет даты и коды занятости, а таблица сразу обновляет учет и отчет.
Табель обновляется из голосового сообщения: руководитель говорит в Telegram, а в Google Sheets появляются готовые записи по сотрудникам, датам и кодам занятости.
Что делает система
- Принимает голосовое или текстовое сообщение в Telegram.
- Превращает голос в текст.
- Находит сотрудников по фамилии, полному ФИО или имени-отчеству, если это однозначно.
- Определяет даты по словам «сегодня», «вчера», «завтра» и похожим формулировкам.
- Превращает занятость в часы или буквенный код из справочника.
- Не подставляет сотрудников, которых нет в справочнике.
- Записывает или обновляет строку учета по ключу «дата + сотрудник».
- Отправляет в Telegram итог обработки и ссылку на табель.
Что важно понять
ИИ работает внутри заданного контура
Это не свободный чат, а управляемый процесс со справочниками сотрудников, правилами занятости, проверкой дублей и понятным отчетом.
Сотрудники не придумываются
Сотрудник может быть выбран только из справочника. Если человек не найден или упоминание неоднозначное, система не фантазирует и выносит это отдельно.
Одна дата и один сотрудник дают одну запись
Ключ учета — дата + сотрудник. Поэтому фразы вроде «сегодня и вчера» разворачиваются в несколько записей, а дубль за тот же день обновляется, а не размножается.
Как это устроено
Контур собран на Telegram, n8n, ИИ-модели и Google Sheets: голос или текст превращается в строгие записи табеля, а таблица остается понятной человеку.
Вход из Telegram
Telegram принимает голосовое или текстовое сообщение. Если пришел голос, n8n получает файл и отправляет его на транскрибацию.
Справочники из таблицы
Workflow подтягивает из Google Sheets актуальных сотрудников и виды занятости, чтобы модель работала с управляемыми списками.
Разбор сообщения
В промпт уходят текст сообщения, текущая дата, список сотрудников и правила занятости. Модель возвращает строгий JSON с записями табеля.
Проверка дублей
Для каждой записи n8n проверяет лист учета по ключу «дата + сотрудник» и либо добавляет новую строку, либо обновляет существующую.
Отчет в Telegram
В конце система группирует результат и отправляет отчет: что добавлено, что обновлено и кого нет в справочнике.
Видео и краткий конспект кейса
Можно посмотреть кейс прямо на странице или открыть видео на YouTube, если удобнее там.
Если удобнее смотреть на YouTube: открыть видео
Короткое описание кейса
В кейсе собран контур, где голосовое или текстовое сообщение в Telegram превращается в структурированные записи табеля. Система понимает фразы вроде «Иванов полный день сегодня и вчера», «Петров полдня», «Самсоненко не было», сверяет сотрудников со справочником и записывает результат в Google Sheets.
Что приложил к посту
- Шаблон таблицы табеля
- Workflow n8n
Материалы по кейсу в Сообществе
Полные материалы по кейсу, шаблоны и разбор деталей — в Сообществе ShipAI.
📇 Вход через бота @shipai_ru_bot
- Главная идея не в распознавании голоса, а во встраивании ИИ в управляемый процесс.
- Сотрудники и занятость проверяются по справочникам, а не угадываются свободно.
- Фразы с несколькими датами разворачиваются в несколько записей.
- Таблица содержит лист учета и отдельный визуальный отчет для человека.
Для кого подходит кейс
- руководителям небольших команд;
- старшим смены;
- администраторам;
- прорабам и бригадирам;
- тем, кто ежедневно фиксирует часы, отсутствия и статусы сотрудников;
- тем, кто хочет заменить вечернюю ручную рутину на быстрый голосовой ввод.
Что это значит на практике
Кейс показывает, как голосовое сообщение в Telegram превращается не в заметку, а в управляемую запись учета: с проверкой сотрудника, даты, статуса и дублей перед обновлением Google Sheets.
FAQ
Короткие ответы на типовые вопросы перед тем, как забирать материалы или повторять схему.
Да. Логика кейса рассчитана на голосовые и текстовые сообщения: голос сначала переводится в текст, а дальше проходит тот же контур обработки.
Система не должна подставлять похожего человека. Она возвращает запись с employee_short=null и помечает, что сотрудник не найден.
Да, если фамилия однозначно есть в справочнике. Например, «Самсоненко» должна сопоставиться с «Самсоненко Е.А.» из реестра.
Такая фраза разворачивается в две записи: отдельно на сегодня и отдельно на вчера.
Система проверяет дубль по ключу «дата + сотрудник». В текущем контуре существующая запись обновляется, чтобы не плодить несколько строк на один день.
Нет. В кейсе используется упрощенная отчетная форма для демонстрации логики и пользы. Официальные формы в этой версии не реализуются.
Потому что для табеля важны справочники, правила, даты, дубли и контроль результата. ИИ здесь встроен в процесс, а не работает как свободный чат.
Забрать материалы и шаблоны
Шаблон таблицы табеля, workflow n8n и материалы по кейсу доступны в Сообществе ShipAI. Вход — через бота, а ссылка ведет сразу к сообщению с материалами.
Смежные страницы
Реальные страницы сайта, которые логично продолжает этот кейс.